Politique de Confidentialité

• Nom et prénom
• Adresse e-mail
• Mot de passe (stocké sous forme chiffrée)
• Numéro de téléphone (si renseigné)
• Photo de profil (si ajoutée)

• Nom de l'entreprise, numéro SIRET, numéro de TVA
• Informations relatives aux courses : adresses de départ et d'arrivée, dates, horaires, tarifs, noms des clients
• Données de facturation : factures, devis, bons de réservation
• Statistiques d'activité : chiffre d'affaires, nombre de courses, distances parcourues
• Données de flotte : véhicules et chauffeurs associés

• Type d'appareil et système d'exploitation
• Identifiants de session et jetons d'authentification
• Adresse IP (pour la sécurité et la prévention des abus)
• Jeton de notification push (si les notifications sont activées)

L'Application utilise la position de votre appareil dans trois cas, chacun facultatif et soumis à votre autorisation explicite :

• pour faciliter la saisie des adresses de prise en charge et de destination. Votre position n'est alors pas enregistrée ;
• en mode « En service », réservé aux membres d'un réseau de chauffeurs : tant que le mode est activé, l'Application envoie votre position à nos serveurs, y compris écran éteint (votre téléphone l'indique), pour vous proposer en premier les demandes proches de vous. Seule la dernière position est conservée. Elle est effacée dès que vous quittez le mode, et au plus tard 12 heures après son activation. Elle n'est jamais montrée aux autres membres ;
• pour le suivi en direct d'une course : quand vous partez chercher un client et que vous le choisissez, votre position est montrée à ce client sur une page web, avec votre prénom et votre véhicule. Le suivi s'arrête à votre arrivée, ou de lui-même peu après l'heure de prise en charge prévue, et la position est alors effacée.

Vos positions ne sont jamais vendues ni utilisées à des fins publicitaires. Vous pouvez retirer l'autorisation à tout moment dans les réglages de votre appareil.

L'Application peut accéder à la caméra et à la photothèque de votre appareil pour vous permettre :

• de prendre en photo ou d'importer des justificatifs de dépenses (factures, tickets de carburant, péages, entretien) dans le module de comptabilité
• d'ajouter un logo d'entreprise depuis votre photothèque
• de joindre une pièce jointe à un message envoyé au support

Ces accès sont strictement facultatifs et nécessitent votre autorisation explicite, demandée uniquement au moment où vous activez la fonctionnalité concernée. Vous pouvez les révoquer à tout moment dans les réglages de votre appareil.

Les images capturées ou sélectionnées sont uploadées sur nos serveurs (Supabase auto-hébergé chez Hetzner, Allemagne) et associées à votre compte. Elles ne sont partagées avec aucun tiers, sauf la photo d'un justificatif de dépense quand vous acceptez sa lecture automatique (voir 3.7). Elles ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, de profilage ou d'entraînement de modèles d'intelligence artificielle.

L'Application n'enregistre jamais de vidéo ni d'audio. Le micro ne sert qu'à dicter un message à l'assistant : votre voix est transformée en texte par la reconnaissance vocale de votre téléphone (Apple ou Google), et nous ne recevons que le texte.

L'Application peut utiliser les fonctionnalités biométriques de votre appareil (empreinte digitale, reconnaissance faciale) pour sécuriser l'accès à l'Application.

Ces données biométriques sont traitées et stockées exclusivement sur votre appareil par le système d'exploitation (iOS ou Android). Elles ne sont jamais transmises à nos serveurs ni partagées avec des tiers. ARIA Solutions n'a à aucun moment accès à vos données biométriques.

L'utilisation de la biométrie est facultative et peut être désactivée à tout moment depuis les paramètres de l'Application.

Deux fonctions de l'Application s'appuient sur Claude, l'intelligence artificielle de la société Anthropic. Chacune vous demande votre accord avant le premier envoi :

• la lecture automatique des justificatifs de dépense : la photo ou le fichier du ticket est envoyé à Anthropic, qui en lit le montant, la date, l'enseigne et la catégorie ;
• l'assistant : vos messages, vos captures d'écran, et les courses, clients et montants que l'assistant consulte dans votre compte pour vous répondre sont envoyés à Anthropic.

Sans votre accord, rien n'est envoyé et vous remplissez les champs vous-même. Anthropic traite ces données pour notre compte et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles.

Vos données sont hébergées sur des serveurs situés en Allemagne, chez Hetzner Online GmbH (certifié ISO 27001), au moyen d'une infrastructure Supabase auto-hébergée. Des copies de sauvegarde sont conservées chez Cloudflare (service R2), dans des centres de données d'Europe de l'Ouest.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

• Chiffrement des données en transit (TLS/SSL) et au repos
• Mots de passe stockés sous forme hachée (bcrypt)
• Authentification sécurisée avec jetons JWT
• Contrôle des accès par politiques de sécurité au niveau de la base de données (Row Level Security)
• Sauvegardes régulières et automatisées
• Surveillance et journalisation des accès

Ce traitement repose sur l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, conformément à l'article 6.1.b du RGPD : vous sollicitez une réservation, le chauffeur y répond.

Le chauffeur dont vous utilisez le lien ou le formulaire de réservation est responsable de ce traitement. Ses coordonnées vous sont communiquées sur la page de réservation elle-même (nom de l'entreprise, moyen de contact WhatsApp le cas échéant).

• Le chauffeur destinataire de votre demande
• ARIA Solutions (VTC Planner), en tant que sous-traitant : nous hébergeons le formulaire et acheminons votre demande jusqu'au chauffeur
• Resend, sous-traitant ultérieur, pour l'acheminement de l'e-mail de confirmation vous informant de la réponse du chauffeur (acceptation ou refus)
• Google Maps Platform (voir la section 8 ci-dessus) : le texte de l'adresse que vous saisissez est envoyé directement par votre navigateur à Google pour l'autocomplétion et la géolocalisation des adresses de départ et d'arrivée, sans transiter par nos serveurs

Une demande de réservation est purgée 30 jours après la date de prise en charge qu'elle mentionne. Si le chauffeur accepte votre demande, vos informations (nom, téléphone, e-mail, adresses) sont copiées dans la course créée dans son compte : elles y sont conservées sous sa responsabilité tant qu'il conserve cette course, et une course facturée suit alors la durée légale de conservation des données de facturation (10 ans, voir la section 7 ci-dessus).

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur ces données.

Le responsable du traitement étant le chauffeur, la première démarche consiste à le contacter directement (coordonnées indiquées sur la page de réservation). Vous pouvez également écrire à VTC Planner, sous-traitant technique du formulaire, à contact@vtc-planner.fr — nous transmettrons votre demande au chauffeur concerné.

Vous disposez enfin du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) · www.cnil.fr

Quand vous réservez par le formulaire d'un réseau de chauffeurs, le responsable du traitement est l'association ou l'entreprise qui gère ce réseau. VTC Planner agit comme son sous-traitant technique.

Votre demande est transmise aux chauffeurs membres du réseau. Avant qu'un chauffeur la prenne, ils voient le trajet mais pas votre nom ni votre téléphone. La demande et l'historique de sa prise sont conservés 12 mois après la date de prise en charge, puis supprimés. Si un chauffeur la prend, vos informations sont copiées dans la course créée dans son compte, comme indiqué en 9.4.

Vous pouvez obtenir une copie de l'ensemble des données personnelles que nous détenons vous concernant.

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes. Vous pouvez également modifier directement vos informations depuis les paramètres de l'Application.

Vous pouvez demander l'effacement de vos données personnelles. La suppression de votre compte entraîne la suppression de l'ensemble de vos données dans un délai de 30 jours, à l'exception des données soumises à une obligation légale de conservation (données de facturation).

Pour la procédure complète de suppression de votre compte (depuis l'application ou par e-mail), consultez la page dédiée : vtc-planner.fr/suppression-compte.

Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (JSON ou CSV).

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes ou demander la limitation du traitement dans les cas prévus par le RGPD.

Pour exercer l'un de ces droits, adressez votre demande à : contact@vtc-planner.fr

Nous nous engageons à répondre dans un délai maximum de 30 jours.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) · www.cnil.fr