Dispatch & sous-traitance VTC

Confiez vos courses à des partenaires VTC et suivez-les en temps réel, sans perdre ni le client ni la marge.

En résumé

Le dispatch VTC consiste à confier une course à un chauffeur partenaire quand vous ne pouvez pas l'assurer vous-même. Avec VTC Planner, vous saisissez deux prix (le prix client que vous facturez et le prix reversé au partenaire), le partenaire accepte la course dans son application, vous suivez son avancement en temps réel et un bon de mission conforme est généré automatiquement. Vous gardez votre client, votre marge et une traçabilité complète.

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Facturation VTC automatique

Refuser une course faute de disponibilité, c'est perdre du chiffre et parfois un client

Deux réservations au même créneau, un imprévu mécanique, des congés bien mérités : tout chauffeur VTC finit par devoir refuser des courses. Chaque refus, c'est du chiffre d'affaires perdu et le risque de voir un client fidèle partir vers un concurrent ou une plateforme. La solution existe depuis toujours dans le métier : confier la course à un confrère de confiance. Mais en pratique, cette sous-traitance se fait par SMS ou WhatsApp, sans trace écrite, sans bon de mission conforme, sans suivi de la course et avec des règlements entre chauffeurs qui traînent ou se perdent. Résultat : une pratique indispensable au métier, mais gérée de façon artisanale, risquée en cas de contrôle et pénible à suivre comptablement.

Dispatchez une course en deux prix : prix client, prix partenaire

Sur n'importe quelle réservation, activez le mode dispatch, choisissez un partenaire dans votre annuaire et saisissez le prix client (que vous facturez) et le prix reversé au partenaire. Votre marge est calculée automatiquement et suivie séparément de vos statistiques de courses. Vous restez le donneur d'ordre : vous gardez la relation client et émettez la facture, le partenaire exécute la course. Les missions sur plusieurs jours sont également prises en charge.

Acceptation par le partenaire et suivi en temps réel

Votre partenaire reçoit une notification et retrouve l'offre dans son application, avec le trajet et sa rémunération. Il accepte ou refuse en un geste : la course rejoint alors directement son planning. Pendant la course, il fait avancer les jalons (en route, sur place, prise en charge, déposé) et vous suivez chaque étape en direct, avec une notification à chaque jalon. Vous savez toujours où en est la course que vous avez confiée, sans appeler ni relancer.

Bon de mission conforme généré automatiquement

Chaque dispatch génère un bon de mission PDF prêt à partager, qui identifie le donneur d'ordre, le partenaire assigné et les détails de la prestation, dans le respect du cadre applicable aux VTC (arrêté du 6 août 2025 relatif au justificatif de la réservation préalable). Vous disposez d'un justificatif propre pour chaque course sous-traitée, utile en cas de contrôle comme pour votre comptabilité.

Règlement entre partenaires suivi de bout en bout

VTC Planner tient le solde entre vous et chaque partenaire : ce que vous avez à encaisser pour les courses reçues, ce que vous avez à régler pour les courses envoyées. À la fin de la course, la facture du sous-traitant vers le donneur d'ordre est générée automatiquement, et une dépense de sous-traitance est créée côté donneur d'ordre. Chacun signale puis confirme le paiement : plus de règlements oubliés entre confrères.

Questions fréquentes

Comment confier une course à un partenaire VTC ?

Ajoutez d'abord votre partenaire à votre annuaire, puis activez le mode dispatch sur une réservation (ou créez-la directement depuis l'onglet Dispatch). Saisissez le prix client et le prix reversé au partenaire : il est notifié immédiatement et peut accepter ou refuser la course depuis son application.

Comment accepter une course qu'un partenaire m'envoie ?

Les offres reçues apparaissent dans votre onglet Dispatch, avec le trajet, la date et votre rémunération. En un geste, vous acceptez la course, qui est ajoutée à votre planning avec tous les détails, ou vous la refusez, et le donneur d'ordre est prévenu automatiquement.

Comment suivre une course dispatchée en temps réel ?

Le partenaire qui exécute la course fait avancer les jalons au fil de la prestation : en route, sur place, client pris en charge, client déposé. En tant que donneur d'ordre, vous recevez une notification à chaque étape et visualisez l'avancement en direct dans l'application.

Comment se règlent les courses entre partenaires ?

VTC Planner calcule un solde par partenaire : montants à encaisser et à régler. La facture du sous-traitant vers le donneur d'ordre est générée automatiquement en fin de course. Le donneur d'ordre signale le virement, le partenaire confirme la réception : le solde est mis à jour et l'historique conservé.

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