Modèle de facture VTC gratuit : Excel et Word 2026

En tant que chauffeur VTC, vous êtes tenu de délivrer une facture à chaque course effectuée pour le compte d'un client professionnel, et dans la majorité des cas, même pour les particuliers. Ce document comptable n'est pas une simple formalité : il constitue la preuve légale de la prestation, protège vos droits en cas de litige et vous permet de justifier vos recettes auprès de l'administration fiscale. Voici tout ce que vous devez savoir pour facturer correctement en 2026.

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Pourquoi la facturation est obligatoire pour les chauffeurs VTC

La facturation VTC repose sur deux fondements juridiques. D'une part, le Code de commerce (article L441-9) impose à tout professionnel de délivrer une facture pour chaque vente de produit ou prestation de service réalisée entre professionnels. D'autre part, le Code général des impôts (article 289) étend cette obligation à de nombreuses situations impliquant des particuliers, notamment lorsque le client en fait la demande.

Pour les chauffeurs VTC, cette obligation prend une dimension supplémentaire. La réglementation du transport routier de personnes exige la conservation de documents de suivi pour chaque course. La facture fait partie de ces documents et doit être archivée pendant au moins 10 ans (obligation comptable classique), au même titre que le reste de votre comptabilité VTC en auto-entrepreneur.

En pratique, vous devez émettre une facture dans les situations suivantes :

• Courses B2B : lorsque votre client est une entreprise (contrats de mise à disposition, conventions avec des hôtels, agences de voyage, etc.), la facture est obligatoire dans tous les cas.
• Courses B2C : lorsque votre client est un particulier, la facture est obligatoire dès que le montant dépasse 25 euros TTC ou si le client la demande. En dessous de ce seuil, un ticket ou une note suffit, mais la facture reste recommandée.
• Courses via plateforme : lorsque vous opérez via les plateformes de mise en relation comme Uber ou Bolt, la plateforme émet généralement la facture au client final. Toutefois, vous devez facturer la plateforme pour la commission qu'elle vous reverse, ou à minima conserver les relevés comme justificatifs comptables.

Ne pas facturer vous expose à une amende de 75 000 euros (personne physique) et peut entraîner un redressement fiscal si l'administration considère que vous avez dissimulé des recettes.

Les mentions obligatoires sur une facture VTC en 2026

Une facture VTC doit comporter un certain nombre de mentions imposées par le Code de commerce et le Code général des impôts. Voici la liste exhaustive applicable en 2026 :

Informations sur le prestataire (vous)

• Nom ou dénomination sociale de votre entreprise
• Adresse du siège social
• Numéro SIREN ou SIRET
• Numéro de TVA intracommunautaire (si vous êtes assujetti à la TVA)
• Numéro d'inscription au registre VTC délivré par la préfecture
• Forme juridique et capital social (si société)
• Mention du régime de TVA : si vous êtes en franchise en base de TVA (micro-entreprise sous les seuils), vous devez indiquer « TVA non applicable, article 293 B du CGI »

Informations sur le client

• Nom ou dénomination sociale du client
• Adresse de facturation du client
• Numéro SIREN/SIRET du client (si professionnel)

Informations sur la prestation

• Numéro de facture : unique et séquentiel (ex. : 2026-001, 2026-002...)
• Date d'émission de la facture
• Date de la course ou de la prestation
• Description de la prestation : trajet effectué (adresse de prise en charge, destination), nombre de passagers, véhicule utilisé
• Durée de la prestation (facultatif mais recommandé)
• Montant HT de la course
• Taux de TVA applicable (10 % pour le transport de personnes, ou mention de franchise)
• Montant de la TVA
• Montant TTC
• Conditions de paiement : date d'échéance, pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement (40 euros)
• Mode de paiement utilisé (carte bancaire, virement, espèces)

Mentions complémentaires recommandées

• Mention de votre assurance responsabilité civile professionnelle
• Conditions générales de vente au verso ou en annexe
• Références du bon de commande ou du bon de réservation VTC et ses mentions obligatoires le cas échéant

Attention : l'absence d'une mention obligatoire peut entraîner une amende de 15 euros par mention manquante et par facture, avec un plafond de 25 % du montant de la facture.

Modèle de facture VTC

Un bon modèle de facture VTC doit être clair, professionnel et conforme à la réglementation. Il doit reprendre l'ensemble des mentions obligatoires listées ci-dessus et présenter les informations de manière structurée.

Votre facture devrait comporter les blocs suivants :

1. En-tête : votre logo, vos coordonnées complètes, et le numéro d'inscription VTC
2. Bloc client : coordonnées du client
3. Détails de la course : un tableau avec la date, le trajet, la description du service, le montant HT, le taux de TVA et le montant TTC
4. Récapitulatif : total HT, total TVA, total TTC
5. Pied de page : conditions de paiement, mentions légales, coordonnées bancaires pour le virement

Plutôt que de créer vos factures manuellement sous Excel ou Word (avec le risque d'oublier une mention obligatoire ou de faire une erreur de numérotation), nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de facturation VTC automatique. VTC Planner génère automatiquement des factures conformes à partir des informations de la course, avec une numérotation séquentielle, toutes les mentions légales requises, et l'envoi automatique au client par e-mail ou SMS. Si vous cherchez plutôt un outil de facturation gratuit en ligne, comparez une alternative gratuite comme Henrri.

Les avantages de la facturation automatisée

• Gain de temps : la facture est générée en un clic à la fin de chaque course
• Conformité garantie : toutes les mentions obligatoires sont pré-remplies
• Numérotation automatique : plus de risque de doublon ou de trou dans la séquence
• Archivage sécurisé : vos factures sont conservées pendant 10 ans dans le cloud
• Export comptable : les données sont directement exploitables par votre expert-comptable

Avec un module de comptabilité VTC intégré, vous suivez votre chiffre d'affaires, votre TVA collectée et vos charges en temps réel. Tout est compris dans l'abonnement, détail des tarifs ici.

Facturation électronique VTC : ce qui change en septembre 2026

L'un des changements majeurs de l'année 2026 concerne l'obligation de facturation électronique (e-invoicing) pour les entreprises établies en France : nous en résumons l'essentiel ici, mais tout ce que la facturation électronique change en 2026 est détaillé dans notre guide complet. Cette réforme, initialement prévue pour 2024 puis repoussée, entre en vigueur de manière progressive :

• 1er septembre 2026 : obligation de recevoir des factures électroniques pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Obligation d'émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises et les ETI.
• 1er septembre 2027 : obligation d'émettre des factures électroniques étendue aux PME et micro-entreprises.

Ce que cela signifie pour les chauffeurs VTC

Si vous êtes micro-entrepreneur ou gérant d'une petite société VTC, vous devrez être en mesure de recevoir des factures électroniques dès septembre 2026. Concrètement, cela implique de vous inscrire auprès d'une plateforme agréée (anciennement appelée PDP) immatriculée par la DGFiP. C'est le seul canal possible : le projet de portail public gratuit d'échange de factures (PPF) a été abandonné en octobre 2024, et Chorus Pro reste réservé à la facturation à destination du secteur public.

A partir de septembre 2027, vous devrez également émettre vos propres factures au format électronique structuré (Factur-X, UBL ou CII). Les factures PDF simples ne seront plus acceptées pour les échanges entre professionnels.

Comment vous préparer

• Vérifiez votre logiciel de facturation : assurez-vous qu'il est compatible avec les formats e-invoicing (Factur-X au minimum)
• Inscrivez-vous auprès d'une plateforme agréée avant l'échéance (liste officielle sur impots.gouv.fr)
• Mettez à jour vos coordonnées dans l'annuaire des entreprises
• Formez-vous aux nouvelles procédures d'envoi et de réception

Bonne nouvelle : la facturation électronique est incluse dans VTC Planner, sans surcoût. Vous n'avez aucune démarche supplémentaire à effectuer : vos factures sont automatiquement générées au bon format et transmises via une plateforme agréée.

Questions fréquentes

Dois-je facturer les courses réalisées via les plateformes de mise en relation ?

En principe, c'est la plateforme qui facture le client final pour la course. En revanche, vous devez disposer d'un justificatif pour chaque course réalisée (le relevé de la plateforme fait office de pièce comptable). Si vous avez des clients en direct en parallèle, vous devez bien sûr leur émettre une facture en bonne et due forme. L'important est de pouvoir justifier 100 % de vos recettes en cas de contrôle.

Combien de temps dois-je conserver mes factures ?

Vous devez conserver vos factures pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable auquel elles se rapportent. Cette obligation s'applique aussi bien aux factures émises qu'aux factures reçues. Le stockage peut être numérique à condition de garantir l'intégrité, la lisibilité et la pérennité des documents.

Puis-je utiliser un tableur Excel pour mes factures ?

Techniquement oui, mais ce n'est pas recommandé. Un tableur ne garantit pas la conformité des mentions obligatoires, ne gère pas automatiquement la numérotation séquentielle et ne sera pas compatible avec les exigences de facturation électronique à venir. Un logiciel de facturation VTC automatique vous fait gagner du temps et vous protège des erreurs.

Quel taux de TVA appliquer sur mes factures VTC ?

Le taux de TVA applicable au transport de personnes en France est de 10 % (taux intermédiaire). Ce taux s'applique à la prestation de transport proprement dite. Si vous êtes en franchise en base de TVA pour une activité de prestation de services, vous n'appliquez pas de TVA tant que vous respectez les seuils de franchise de TVA : 37 500 euros sur l'année précédente et 41 250 euros sur l'année en cours en 2026. Vous devez alors mentionner « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur vos factures.

Que faire si un client refuse de payer ma facture ?

En cas d'impayé, vous disposez de plusieurs recours. Commencez par une relance amiable (e-mail, courrier recommandé). Si le client ne réagit pas, vous pouvez engager une procédure de recouvrement. La facture est votre preuve principale : sans elle, il est quasiment impossible de faire valoir vos droits. C'est une raison de plus pour facturer systématiquement chaque prestation.

Sources officielles

• Mentions obligatoires d'une facture, ministère de l'Économie
• Régimes et seuils de TVA en 2026, ministère de l'Économie
• Calendrier de la facturation électronique, ministère de l'Économie